L’analisi del fabbisogno formativo è il processo attraverso cui un’azienda individua la distanza tra le competenze necessarie per raggiungere i propri obiettivi e quelle effettivamente presenti nell’organizzazione. Permette quindi di capire quali competenze sviluppare, quali lavoratori coinvolgere e quali interventi formativi attivare prioritariamente.
Il punto di partenza, però, non dovrebbe essere il corso né il finanziamento disponibile. Prima occorre individuare il bisogno reale dell’azienda.
Cos’è l’analisi del fabbisogno formativo
L’analisi dei fabbisogni formativi è una fase preliminare della progettazione della formazione aziendale.
Serve a rispondere a una domanda apparentemente semplice:
quali competenze devono essere sviluppate affinché persone e organizzazione possano raggiungere gli obiettivi aziendali?
L’analisi può essere svolta su livelli differenti:
Il fabbisogno organizzativo riguarda le competenze che l’impresa deve sviluppare in funzione della propria strategia: per esempio digitalizzazione, crescita commerciale, introduzione di nuove tecnologie o cambiamenti nei processi.
Il fabbisogno professionale riguarda invece uno specifico ruolo o gruppo di ruoli e permette di individuare le competenze necessarie per svolgere efficacemente determinate attività.
Il fabbisogno individuale, infine, considera le competenze possedute dalla singola persona rispetto a quelle richieste dal ruolo o dall’evoluzione prevista.
Questi tre livelli permettono di evitare una formazione generica e di costruire interventi maggiormente coerenti con le esigenze effettive dell’organizzazione.
Quando è utile analizzare i fabbisogni formativi
L’analisi non dovrebbe essere svolta soltanto quando l’azienda decide di partecipare a un bando o utilizzare un finanziamento.
Può essere particolarmente utile quando l’impresa:
- introduce nuovi software, macchinari o tecnologie
- digitalizza o automatizza alcuni processi
- modifica procedure e modelli organizzativi
- inserisce nuove figure professionali
- apre nuovi reparti o unità operative
- deve aggiornare determinate competenze tecniche
- vuole programmare un piano di formazione aziendale
- intende verificare la possibilità di finanziare determinati percorsi formativi
C’è però una distinzione importante.
Non tutti i problemi aziendali sono problemi formativi:
Una performance insufficiente può dipendere da una competenza mancante, ma anche da processi inefficienti, strumenti inadeguati, ruoli poco chiari o problemi organizzativi.
Prima di progettare un corso è quindi necessario capire se la formazione rappresenti effettivamente una risposta al problema individuato.
Se nella tua azienda il bisogno è ancora poco definito, partire dall’analisi dei ruoli e delle competenze può evitare di investire in percorsi formativi poco utili. Informattiva può affiancare l’impresa già in questa fase preliminare, prima ancora di individuare lo strumento di finanziamento.
Come fare l’analisi del fabbisogno formativo in 6 fasi
Non esiste un unico modello valido per tutte le aziende. Dimensione, organizzazione, settore e obiettivi determinano il livello di approfondimento necessario.
È però possibile strutturare l’analisi attraverso sei passaggi fondamentali.
1. Definire gli obiettivi aziendali
La prima domanda dovrebbe essere: quale obiettivo aziendale vogliamo supportare attraverso lo sviluppo delle competenze?
L’obiettivo potrebbe riguardare, per esempio:
- l’adozione di una nuova tecnologia;
- l’efficientamento di un processo;
- lo sviluppo di un nuovo mercato;
l’aumento della capacità commerciale; - la digitalizzazione di un reparto.
In questa fase è utile coinvolgere direzione, HR e responsabili delle aree interessate, in modo che la formazione diventi così uno strumento collegato a una priorità aziendale, anziché un’attività isolata.
2. Individuare ruoli e persone coinvolte
Definito l’obiettivo, occorre capire quali ruoli contribuiscono al suo raggiungimento.
L’analisi dovrebbe quindi individuare: le aree aziendali interessate, i ruoli coinvolti, il numero indicativo di lavoratori e le attività o responsabilità che li caratterizzano.
3. Mappare le competenze necessarie
Per ogni ruolo interessato occorre stabilire quali competenze sono necessarie per raggiungere il risultato atteso.
Si considerano competenze tecniche, digitali, manageriali e trasversali.
Quando possibile, è utile specificare il livello atteso e il comportamento professionale che dimostra concretamente il possesso della competenza.
4. Valutare le competenze già presenti
Le informazioni possono essere raccolte attraverso:
- interviste con manager e responsabili;
- questionari rivolti ai lavoratori;
- assessment;
- osservazione delle attività;
- indicatori di performance;
- colloqui individuali.
5. Individuare il gap di competenze
Confrontando il livello richiesto con quello attualmente disponibile emerge il gap di competenze, o skill gap.
In termini semplici:
competenza richiesta – competenza disponibile = gap da valutare
Non è necessariamente una formula matematica, ma serve a rendere evidente la distanza tra ciò che l’organizzazione deve essere in grado di fare e ciò che riesce a fare oggi.
6. Stabilire le priorità formative
È necessario stabilire quali competenze siano realmente prioritarie, valutando il loro impatto sugli obiettivi aziendali, il livello di urgenza, il numero di lavoratori coinvolti e il tempo necessario per sviluppare la competenza.
Inoltre, è utile verificare se esistano strumenti di finanziamento compatibili. Il finanziamento, infatti, dovrebbe sostenere un fabbisogno già definito, non determinarlo.
Quando il fabbisogno è stato chiarito, il passaggio successivo è trasformarlo in un progetto concreto. Per capire come strutturare destinatari, obiettivi e attività formative, può essere utile approfondire la guida di Informattiva dedicata al piano formativo aziendale
Dall’analisi del fabbisogno al piano formativo aziendale
Analisi del fabbisogno e piano formativo sono strettamente collegati, ma non sono la stessa cosa.
L’analisi risponde principalmente alla domanda:
quali competenze dobbiamo sviluppare e perché?
Il piano formativo risponde invece a:
chi deve essere formato, su quali contenuti, con quali modalità, in quali tempi e con quali risultati attesi?
Il percorso può essere sintetizzato così:
- fabbisogno
- obiettivo formativo
- destinatari
- contenuti
- modalità
- durata
- risultato atteso
- valutazione
Occorre stabilire quale competenza specifica sviluppare, per quali lavoratori e fino a quale livello.
È questo passaggio che consente di trasformare la mappatura dei gap in un piano formativo concretamente attuabile.
Se l’azienda ha già identificato i propri gap ma non sa ancora come tradurli in un percorso strutturato, Informattiva può supportare la progettazione del piano e verificare, in una fase successiva, quali strumenti finanziari risultino compatibili con il progetto.
Analisi dei fabbisogni e formazione finanziata: qual è il collegamento?
L’analisi del fabbisogno assume particolare importanza quando l’azienda vuole valutare strumenti di formazione finanziata.
Tra gli strumenti utilizzabili dalle imprese possono rientrare i Fondi Paritetici Interprofessionali per la formazione continua, previsti dall’articolo 118 della Legge 23 dicembre 2000, n. 388.
Per questo motivo è preferibile seguire questo ordine:
- individuare il fabbisogno;
- definire l’intervento formativo;
- individuare i lavoratori interessati;
- verificare gli strumenti di finanziamento disponibili;
- controllare requisiti e compatibilità;
- progettare il piano secondo le regole dello strumento individuato.
Un piano formativo efficace parte dalle esigenze dell’impresa e viene successivamente messo in relazione con le opportunità disponibili.
Se vuoi confrontare le diverse alternative, leggi come scegliere tra Fondi Interprofessionali e voucher regionali.
Questi due contenuti hanno un ruolo diverso: il primo approfondisce il funzionamento dei Fondi Interprofessionali, mentre il secondo aiuta l’azienda a confrontare gli strumenti sulla base del proprio fabbisogno.
Un esempio pratico di analisi del fabbisogno formativo
Consideriamo una PMI manifatturiera che decide di introdurre un nuovo sistema digitale per la pianificazione della produzione.
L’azienda potrebbe inizialmente pensare:
“dobbiamo fare un corso sul nuovo software”.
Un’analisi più approfondita potrebbe mostrare una situazione differente.
Obiettivo aziendale: digitalizzare la pianificazione e migliorare la disponibilità dei dati di produzione.
Persone coinvolte: operatori e responsabili di reparto.
Competenze necessarie: utilizzo del nuovo sistema, inserimento corretto delle informazioni, lettura dei dati e utilizzo delle funzioni di reporting.
Competenze rilevate: utilizzo base dello strumento da parte degli operatori e difficoltà nell’utilizzo delle funzionalità avanzate da parte dei responsabili.
Gap: competenze insufficienti sulle funzioni avanzate e sulla lettura dei dati.
Priorità: responsabili di reparto e figure che devono utilizzare i dati nelle decisioni operative.
Da questa analisi possono emergere percorsi differenti per destinatari differenti, invece di un unico corso standard per tutto il personale.
Solo a questo punto diventa utile verificare se esista uno strumento di formazione finanziata compatibile con il progetto.
Gli errori più comuni nell’analisi dei fabbisogni formativi
1.Partire dal corso anziché dal problema
Occorre prima capire quale attività richiede quella competenza e quale risultato dovrebbe migliorare
2.Chiedere soltanto ai dipendenti quali corsi vogliono fare
L’autovalutazione può essere utile, ma non dovrebbe essere l’unica fonte.
3.Confondere un problema organizzativo con un problema formativo
Se una procedura non è definita correttamente, la formazione potrebbe non risolvere il problema.
4. Non coinvolgere i responsabili
Manager e responsabili permettono di collegare i fabbisogni alle attività e ai risultati richiesti.
5. Non stabilire priorità
Una lunga lista di competenze da migliorare non costituisce ancora una strategia formativa.
6. Non definire il risultato atteso
Ogni intervento dovrebbe avere un risultato identificabile e coerente con l’obiettivo aziendale.
7. Scegliere prima il finanziamento e poi costruire il fabbisogno
È uno degli errori più rilevanti, perché Il fabbisogno non dovrebbe essere costruito intorno al bando: è lo strumento finanziario che deve essere valutato rispetto al fabbisogno reale dell’impresa.
Per evitare anche errori nella fase successiva, può essere utile conoscere in anticipo cosa viene verificato nella gestione di un progetto finanziato.
Domande frequenti
Chi dovrebbe occuparsi dell’analisi dei fabbisogni formativi?
Dipende dalla struttura dell’impresa. L’analisi può coinvolgere HR, direzione, responsabili di funzione e lavoratori. Nei progetti più articolati può essere utile il supporto di un soggetto esterno che aiuti l’azienda a strutturare la rilevazione e trasformare i risultati in un piano formativo.
Ogni quanto dovrebbe essere aggiornata?
Non esiste una periodicità valida per tutte le aziende. È opportuno aggiornare l’analisi quando cambiano obiettivi, processi, tecnologie, ruoli o competenze richieste.
Qual’è la differenza tra fabbisogno formativo e piano formativo?
Il fabbisogno identifica quali competenze devono essere sviluppate e perché. Il piano formativo stabilisce come svilupparle, definendo destinatari, obiettivi, contenuti, modalità, durata e risultati attesi.
Come si individua un gap di competenze?
Il gap emerge confrontando le competenze richieste da un ruolo o da un obiettivo aziendale con quelle effettivamente disponibili.
La rilevazione può utilizzare interviste, questionari, assessment, matrici delle competenze, osservazioni e indicatori di performance.
L’analisi del fabbisogno garantisce l’accesso alla formazione finanziata?
No. L’accesso dipende dai requisiti e dalle regole previste dal singolo Fondo, bando o misura. Un’analisi strutturata consente però di definire meglio il progetto e verificare successivamente quali strumenti possano essere compatibili.
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Informattiva Srl è un ente accreditato in Regione Lombardia per i Servizi al Lavoro e per l’Istruzione e Formazione Professionale. Eroghiamo direttamente i corsi di formazione obbligatoria per apprendisti previsti dall’art. 44 del D.Lgs. 81/2015, in modalità FAD o in aula presso la sede di Milano, con attestato di partecipazione valido ai sensi di legge.
Accanto alla formazione apprendisti, affianchiamo le aziende nell’accesso a fondi interprofessionali e bandi regionali, nell’analisi del fabbisogno formativo e nella progettazione di piani formativi finanziati, con un supporto tecnico completo su conformità normativa e rendicontazione.
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